word批量替换技巧(如何在Word中快速查找、批量选择和替换)
作为一款流行的字处理和排版软件,Word是很多人日常要用到的软件,使用Word处理文档,普遍都是按照选择、调整的操作逻辑,首先确定要处理的范围,再进行相应的调整操作。
在选择内容的方式上,通常大家都选择使用鼠标来选择内容,偶尔也配合Ctrl、Shift键来进行操作,因为上手容易、零门槛,这是几乎所有用户都会的操作,但其操作效率不高,特别是要选择较多内容或不连续范围时,因为操作方式的限制,需要长时间按住Ctrl键并不断调整视图范围来进行选择,并且很费时间。
如果经常处理文档,通常会使用Word的查找替换功能来进行快速编辑,但查找替换功能无法批量选择需要的内容,对提升工作效率作用不大。
为了解决痛点、提高效率,作者经过反复的百度和试用,发现使用Word插件《公文处理助手》能很好的解决广大Word使用者在高效查找和批量选择方面的需求:
一、文本查选替
文本查选替
在文本的查找、选择和替换方面,插件提供了文本查选替功能,可以很好的满足快速查找、选择和替换无格式内容的操作需求,主要提供了这些扩展功能:
1、支持Word查找替换的文本查找功能,还能像Excel一样列表显示查找结果,让我们直观的看到结果的内容、长度以及所在的页码和段落位置,点击结果项还可以选中相应内容,还支持批量选择,方便快速编辑,大大提高了操作的效率和准确性;
2,支持设置查找范围,如只查找当前页、全文、选区或指定页等;
3,支持使用正则表达式,同时附带了Word查找和正则表达式的教程;
4,能通过一些额外选项来筛选查找结果,例如指定结果在表格内/外,或在段落开头、或者限制结果应包含域、题注批注,选项可以灵活组合。
5,支持实用的快捷操作,例如一键标红、加粗或突出显示勾选结果,以及批量对勾选结果添加批注、插入脚注或题注。
6,支持基于结果项的扩展选择,比如,我们可以一键选定结果所在的段落、表格行、表格列、单元格或者结果及其相邻的单元格。
7,可以自动保存曾用查找内容的查找范围和查找模式及选项配置信息。
最后,右键点击查找按钮,还可以快速查找常见的正则内容。
快速查找常见正则内容
使用文本查选替功能,我们可以通过通配符或正则表达式来进行查找,确定结果后一键批量选定,再进行快速调整,操作方便且高效。
二、批量选择和替换
选择替换
如果是长期或专业处理文档的用户,都会积累一些需要高频率使用的批量选择和替换操作,Word本身没有记忆功能,每次都需要重复的操作,很浪费时间。插件提供了的选择替换功能,实现一键执行批量选择或批量替换操作,可以让我们很方便的进行常用内容的批量选择和替换操作,可以一键批量执行多个替换操作,减少重复劳动、提高工作效率。
自定义批量查找内容
在上面的选择列表界面,通过右键点击列表,还可以切换为自定义模式,可以自行配置需要批量选择的查找内容,实现个性化定制操作。
三、自动脚本
用插件提供的自动脚本,可以实现个性化的查找功能,下面结合两个实例来进行说明。
首先是一个批量删除单元格内容的例子:
例:文档中有大量格式相同的表格,十行六列,需要删除每个表格中的第2到8行的内容。
这个功能用脚本实现起来比较简单,只需要添加三个模块就能实现,下面是脚本的实现过程:
1、添加选区类的光标移至文档开头模块,定位Word选择光标,做好查找的准备工作,提高查找准确性和稳定性;
2、添加选区类的选中表格指定范围模块,设置开始行、列号分别为2和1,设置结束行、列号分别为8和6;
3、添加选区类的删除选定内容模块,删除已选择的内容。
以上,就完成了脚本的编号,保存好脚本,点击执行就能实现我们想要的功能。
接下来是一个提取简历基本信息的例子:
示例2,简历内容提取
例:从以上格式的简历文档中,批量提取简历投递人的姓名、性别、出生日期等基本信息,汇总生成统计表格。
分析:需要对文档进行个性化的选择操作,我们可以通过编写自动脚本来实现一键完成,下面是基本的操作:
切换到公文处理助手选项卡,打开自动脚本功能,切换到脚本编辑界面,右键点击脚本内容列表,选择清除列表,下面逐个说明如何添加相关模块来实现功能:
脚本功能的使用条件是所有简历文档的表格数量和结构相同,只存在内容区别。
1、添加控制类的选择文档循环开始模块,作用是循环逐个打开选择的文档,这样就可以逐个打开我们选择的批量文档;
2、添加选区类的光标移至文档开头模块,定位Word选择光标,做好查找的准备工作,提高查找准确性和稳定性;
3、添加选区类的选中表格指定范围模块,按我们指定的开始行、列号和结束行、列号来选中表格中指定范围的单元格,行号和列号的计算标准和Excel里一样,这里我们可以设置开始和结束行号为1,开始和结束列号为2,这样就只选择姓名后的单个单元格;
4、添加选区类的标记当前选区模块,通过添加选择标记来标识当前选定的范围,以便于使用选定标记内容功能来进行批量选择;
5、接下来重复第3、4步,依次对要提取内容的单元格添加选择标记;
6、添加选区类的选定标记内容模块,选定所有标记过的内容并清除标记;
7、添加类选区的复制模块,执行复制操作,把文档中选择的内容复制到剪切板;
8、添加数据类的记录剪切板文本模块,对复制到剪贴板上的内容进行记录;
9、添加文档类的关闭文档模块,关掉打开的文档;
10、添加控制类的选择文档循环结束模块,结束第1步添加的选择文档循环,这个是必须要添加的;
11、添加文档类的新建文档模块,新建空白文档;
12、添加数据类的插入所有剪贴记录模块,将所有记录的剪贴板内容插入到空白文档中;
13、添加选区类的全选当前文档模块,选中所有插入的内容;
14、添加图表类的文本转表格模块,设置以段落为分隔符,按我们要提取的基本信息的数量设置列数,将选中的内容转换为表格。
这样,整个提取功能就制作完成了。点击“列表操作”按钮,选择保存方案,将方案统一保存好,以后同类的文档就能实现一键自动提取简历基本信息了,只需要花10分钟编写脚本,就能永久提升工作效率,还有比这更方便的吗?
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